院属各单位：

《郑州铁路职业技术学院办公自动化管理暂行规定》已经院长办公会研究通过，现印发，请认真遵照执行。

二00八年四月二十二日

郑州铁路职业技术学院办公自动化系统管理暂行规定

第一章 总 则

第一条 郑州铁路职业技术学院办公自动化系统（以下简称OA系统）是覆盖全院的综合性信息管理系统，是学院信息化建设与管理工作的重要组成部分，是提高全院工作效率和管理水平的必要手段。

第二条 为加强我院OA系统的管理，确保其正常运行，特制定本规定。

第二章 系统构成与功能

第三条 OA系统服务器要求能稳定运行UNIX或Windows2000操作系统。

第四条 OA系统基于服务器/浏览器模式，任何终端只要能够运行浏览器软件，均可通过浏览器使用本系统。推荐操作系统为windows98及其以上操作系统，推荐浏览器为IE6.0及其以上版本。显示器分辨率设为800×600可以取得最佳效果。

第五条 目前我院OA系统有以下主要功能：

1.系统配置:主要为系统进行基本数据配置。

2.系统管理:主要对部门、用户、权限等进行管理。

3.发文管理:主要对发送公文的起草、流传、监控、办理进行管理。

4.收文管理:主要对接收公文的登记、流转、监控、办理进行管理。

5.档案管理:主要对收发文归档、文件查询、文件销毁进行管理。

6.会议管理：主要对会议室、会议类型、会议级别、会议申请、会议审核、会议纪要等进行管理。

7.个人管理：主要为系统中所有用户提供，包括基本信息、通信录、查看主题词。

8.信息管理：主要对信息上报、信息采编、信息出刊、刊物签批、信息打分进行管理。

9.公告管理：对发布的公告进行管理。

10.呈批件管理：主要对非正式文件的申请、审核、审批过程进行管理。

11.计划管理：计划管理包括个人计划、同事计划、本部门计划、其他部门计划。

12.统计管理：主要为领导提供一个监控中心，方便了解系统运行情况、业务处理情况等信息。

13.接待管理：主要以团队为单位，对接待时间、接待费用、活动、会议、礼品等信息进行管理。

14.车辆管理：主要对车辆、驾驶员、使用车辆进行管理。

15.消息管理：主要提供一个信息交换和定时消息提醒的平台，让用户使用方便，并能及时了解目前需要待办的任务。

第三章 组织机构与职责

第六条 学院办公室的职责和任务：

1.负责我院OA系统的综合管理工作。

2.负责OA系统用户的账号变更工作。

3.负责制定、落实OA系统的有关规章制度。

4.协助网络管理中心对OA系统功能进行修改、完善。

第七条 网络管理中心的职责和任务：

1.负责OA系统服务器和操作系统和硬件的维护，确保服务器安全运行。

2.保障各校区与OA系统服务器网络的正常连通。

3.负责OA系统的数据备份、保存工作。

4.负责OA系统功能的修改、完善。

第八条 院属各单位是OA系统的终端用户，要结合本单位实际，制定相应的管理办法，并指定一名部门信息管理员，负责本单位OA系统的日常维护。其主要职责和任务：

1.负责本单位办公信息的收发、处理和归档工作。

2.负责本单位OA系统用户的日常使用培训指导。

3.当本单位有新进人员需增设新帐号，正式退休或从我院调出的教职工OA系统帐号需关闭、删除，以及本单位OA系统帐号需解冻或密码修改时，负责汇总以上情况，报到学院办公室。

第四章 信息管理

第九条 OA系统所涉及的各种公文信息的处理按照学院公文处理的有关规定办理。

第十条 已在OA系统中发布、流转的电子形式的各类院内公文，其效力等同于纸质文件。

第十一条 各单位在OA系统中所发布的信息，应先由本单位主要领导审核把关。各单位主要领导对本部门在OA系统中发布的文件、通知、信息等内容的可靠性和严肃性负责。

第十二条 各OA系统用户至少应在每个工作日的上班后的前一小时、下班前的最后一小时分别进入系统浏览一次，以保证公文系统的正常流转和信息的及时传递。

第十三条 院内下发的各类电子公文应在三个工作日内签收阅读。

第十四条 在OA系统中发送文件或信息时应完整填写内容。

第十五条 OA系统用户应及时做好信息资料备份，删除过期资料。

第十六条 各OA系统用户的手机号码、办公电话等个人资料发生变更时，应及时修改。

第十七条 任何单位和个人不得将OA系统中的各类文件信息在互联网上进行转载。确因工作需要的，转载内容必须经院领导审批。

第五章 系统安全与保密

第十八条 各OA系统用户应认真贯彻执行《中华人民共和国计算机信息系统安全保护条例》和公安部《计算机信息网络国际联网安全保护管理办法》，严格遵守《中国教育和科研计算机网暂行管理办法》，以及我院《校园网络信息管理办法》的有关规定。

第十九条 各OA系统用户不得利用OA系统从事危害国家、集体和他人利益的活动，不得在OA系统上制作、传播有碍社会治安和不健康的信息，不得制造和输入计算机病毒以及其它危害系统安全的数据。

第二十条 各OA系统用户应按规定的权限阅读和使用系统提供的信息，不得盗用他人账号，不得干扰其他用户的正常使用。

第二十一条 OA系统用户进行首次登陆时，应及时修改初始密码，并妥善保管。因密码遗忘不能正常登陆时，请与本单位管理员联系，以恢复初始密码。

第二十二条 OA系统用户结束操作时必须注销系统后再离开机器，以防他人盗用帐号。

第二十三条 OA系统为学院内部系统，所有使用、管理该系统的人员均有保密的责任，不得在系统中发布涉及国家和学院机密以及其它不宜发布的信息。

第六章 责任与处罚

第二十四条 为了保障OA系统的硬件、软件和信息的安全，保证系统的正常运行，全体用户应严格遵守本管理办法，违反者应承担相应责任并接受处罚。

第二十五条 不执行本办法第四章、第五章之规定，影响信息的正常接收、处理、传送、存档，导致系统不能正常运转的部门，造成不良影响，学院 将追究当事人及所在部门主要领导的责任。

第二十六条 因个人密码保管不善致使个人帐号被盗用的，由本人承担主要责任；恶意盗用他人帐号的，一经查处，将严格追究其责任。

第二十七条 对违反上述规定，给国家、集体或他人权益造成损失，产生不良后果的，按国家有关法律法规和院纪院规，由当事人承担民事责任，并追究其部门主要领导的责任。

第七章附则

第二十八条 各OA系统用户在运行中遇到的问题或建议，请及时向学院办公室或网络管理中心反映。

第二十九条 本规定由学院办公室负责解释，自下发之日起开始实施。