院属各单位：

　　为认真贯彻执行《中华人民共和国档案法》、《普通高等学校档案管理办法》和《郑州铁路职业技术学院档案管理办法》，逐步使我院的档案管理工作迈向标准化、规范化和依法管档的轨道，确保学院在管理体制改革中院属有关单位在调整、搬迁、合并和撤销后，学院档案不受损失，学院办公室将开始收集、整理和完善近两年来未归档的各类档案，现将移交过程中有关事项通知如下：

　　高校档案工作是办好学校的重要基础工作之一，是衡量学校教育质量和管理水平的一个重要标志，是学校整个发展过程中不可忽视的的重要组成部分。由于种种原因，学院的各类档案已有二年未移交学院归档。因此，各单位要对这次档案移交工作引起高度重视，统一思想认识、加大工作力度、做好协调和配合，力争使我院的档案完整无缺，以使学院档案工作更好地为教学、科研、管理和广大师生提供利用服务。

　　1．高等学校在教学、科研、党政管理和其他各项活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像等不同载体的文字材料，均属高等学校档案，必须按照规定向本校档案部门移交，集中管理，任何个人不得据为己有。

　　2．各单位归档范围按照郑铁学院办[2007]86号文件《郑州铁路职业技术学院档案管理办法》附件2“郑州铁路职业技术学院各部门档案归档范围和保管期限”中规定的归档范围移交。

归档的文件材料包括纸质材料和相应的声像、电子等文件材料（如照片、光盘、磁盘等）。此类不同载体的文件材料应随纸质文件材料一同归档。

　　3．反映学院重大事件的重要文件材料。如学院移交省政府接收和管理的报告、上级机关的批示等文件材料；学院领导班子调整、学院机构改革、创建国家示范性高等职业院校、新校区购地等文件材料。

　　4．各单位获奖证书、奖牌、奖杯、锦旗等（市级以上）及校际交流中具有保存价值的实物档案。

　　1．各单位要加强本部门归档工作的领导，兼职档案员要切实履行自己的工作职责，认真做好本部门归档材料的收集、整理与立卷工作。保证归档文件材料收集完整齐全，并按时移交学院档案科。

　　2．院属各单位在这次机构改革中涉及到的调整人员，按规定将离岗前所保管的原单位需要归档的各类文件整理登记，并配合原单位做好移交工作，任何单位和个人不得私自带走、留存、转移和销毁档案。

　　3．凡各单位产生的文件材料涉及多个部门的，由主办部门负责归档，相关部门协助提供相关材料。

　　4．归档文件类材料实行以件为单位。院内发文要附文件正本、底稿、发文笺,附件等。底稿及发文笺不得使用圆珠笔、铅笔、红墨水等书写材料，发文笺及正文上须盖发文单位的公章，发文签上的公章盖在领导签发栏内，正文上的公章盖在单位落款处，正文移交一式3份。

　　5．请示类文件如已答复，须提供相关批复材料。上级来文需要办理并上报相关材料的，要求将上报的相关材料附上。各单位报表、名册、图册等已装订并符合装订要求的材料，以册（本）为单位移交。

　　6．立卷归档的材料必须是原件，复印件原则上不得归档。凡不符合档案归档要求的文件材料,必须按要求进行整理后方可移交。归档的文件材料要求字迹清楚、用纸规范（行政、党务机关、教学等部门一般使用国际标准A4型），凡使用压感纸、传真纸打印的文件等必须进行复制。

　　7．归档的声像、实物档案须标明事由（事件）及时间；归档的电子档案标明与纸档案相符的标题及时间。

　　8．归档材料必须完整，兼职档案员在整理过程中要逐卷（件）检查，不要缺项、漏页,不要把属于一个内容的档案材料人为地分割开或遗漏。移交的归档材料左边装订处要预留25mm左右的装订线。

　　9．在日常工作中，各单位兼职档案人员对归档过程的相关问题可随时向档案科档案工作人员联系咨询。应注意平时收集、积累、保管、整理和立卷归档工作，以保证归档文件材料的完整、准确、系统。

　　10．对本次归档工作，未按时完成或质量不符合规定要求的要限期完成，对拒不完成者将予以通报批评，并按照《郑州铁路职业技术学院档案管理办法》第27条的规定，取消该部门和责任人的评先资格。

　　1．归档部门移交档案材料时必须填写《案卷移交目录》、《卷内目录》（网上下载），目录一式二份,经交接双方签字后各留一份备查。

　　2．移交档案时，交接双方当面检查，按立卷归档要求进行验收,不符合要求的要退回归档部门返工，直至验收合格后方可办理移交手续。

　　3．归档材料移交时间、地点：各单位于10月30前将要移交的档案交学院办公室档案科，地址：幸福路校区办公楼213房间。联系电话（校电）：6271、6292。

 

　　附件：案卷移交用表格

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　学院办公室

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　二00七年九月十七日