学术报告厅（以下简称报告厅）是学校重要的学术交流活动场所。为加强报告厅管理，保证报告厅正常使用，更好地为学校会议和学术交流活动服务，特制定本办法。
1.使用范围
报告厅用于各种学术交流活动、全校性的重要会议、大型活动。
2.责任分工
1)学院办公室负责报告厅的使用审批、统筹安排工作。
2)网络信息技术中心负责报告厅音响、灯光、视频等设备的使用管理、技术维护；日常室内卫生清洁及设备财产安全；空调、桌椅等设施及时报修。
3.使用程序
1)使用单位填写《学术报告厅使用申请表》，并至少提前两个工作日交网络信息技术中心安排预约。
2)经网络信息技术中心预约后,活动主办方需将活动内容报学院办公室审批。
3)网络信息技术中心负责会议音响、话筒、灯光等设备的准备和正常使用。
4)活动结束后，网络信息技术中心会同使用单位清点现场使用的设备和设施的完好情况，使用单位负责打扫报告厅卫生。
4.使用要求
1)按照“谁使用，谁负责”的原则，使用学术报告厅的单位自行安排会务及相关工作。除活动正常需要的会标或横幅外，不得在报告厅内随意张贴或悬挂各种海报、横幅、标语、广告等。原则上非工作时间不安排活动。
2)使用单位对活动安全和活动内容负责，且内容需遵守“郑州铁院党〔2014〕57号”要求，经宣传部审批。各类学生活动必须有指导教师在场组织。使用单位要遵守各项安全规定，落实安全责任人，确定安全预案。
3)使用单位要爱护报告厅内公共设施，注意室内外环境卫生。
4)网络信息技术中心要将报告厅的管理工作落实到人，确保报告厅的正常使用。
5)已经审批的各类活动若与学校安排的重要活动冲突，则服从学校统筹安排。
6)此规定由学院办公室负责解释。
5.申请要求
1)查看第一报告厅、第二报告厅预定情况。
2)下载报告厅使用申请单，填写有关内容后，经部门领导批准后提前两个工作日交至网络信息技术中心安排预约。
3)网络信息技术中心确认时间无误后，交由学校办公室备案、审批。
4)提交申请单安排使用后，如有变动应及时通知网络信息技术中心，撤消原安排。
5)如遇学院重大活动与各系部要求的时间冲突时，学院办公室将会尽早通知有关部门进行协调。
6)按学校要求学生演出及部分学生活动不安排使用学术报告厅。
学院办公室
2017年3月